Information Technology Project Methodology (ITPM) :
- Sebuah rencana tingkat strategis untuk mengelola dan mengendalikan proyek
- Game rencana untuk proyek implementasi dan siklus hidup produk
- Merekomendasikan tahapan, kiriman, proses, peralatan, dan bidang pengetahuan untuk mendukung proyek TI
- Harus fleksibel dan meliputi "praktek terbaik " belajar dari pengalaman dari waktu ke waktu.
Business Case adalah analisis dari nilai organisasi, kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari rencana proyek.
Atribut dari Business Case yang baik:
- Rincian semua kemungkinan dampak, biaya, dan manfaat
- Jelas membandingkan alternatif
- Secara obyektif mencakup semua informasi yang berhubungan
- Sistematis dalam hal merangkum temuan
Langkah - langkah Mengembangkan Business Case:
1. Step 1. Pilih tim inti
Keuntungan:
- Kredibilitas
- Sejalan dengan tujuan organisasi
- Akses ke biaya riil
- Kepemilikan
- Perjanjian
- Membangun jembatan
2. Step 2. Definisi MOV (Measurable Organization Value) dari seluruh tujuan projek :
- Tujuan proyek
- Mengukur keberhasilan
- Harus terukur
- Memberikan nilai bagi organisasi
- Harus disepakati
- Harus diverifikasi pada akhir proyek
- Panduan proyek sepanjang siklus hidupnya
- Harus menyesuaikan dengan strategi dan tujuan organisasi
Proses untuk mengembangkan MOV:
- Identifikasi dampak daerah yang diinginkan, potensial area:
• Strategic. Ex: menembus pasar baru, meningkatkan market share,
• Customer. Ex: Customer punya pilihan lebih atas produk atau service, Customer menerima produk dan service terbaik, transaksi lebih efisien dan efektif.
• Financial. Ex: Meningkatkan profit dan margin
• Operational. Ex: Hemat biaya sesuai kelancaran operasi, meningkatkan keefektifan operasional, meningkatkan supply chain
• Social. Ex: Edukasi, kesehatan, keamanan, lingkungan
- Identifikasi nilai yang diinginkan pada proyek IT, nilai organisasi: Better, Faster, Cheaper, Do More (growth).
- Mengembangkan sesuai Metric , apakah menambah atau mengurangi. Metric: Uang, persentase, nilai numeric.
- Menetapkan waktu kapan MOV dicapai.
- Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari para stakeholder proyek. Manajer proyek dan tim hanya dapat membimbing pproses.
- Summarize MOV dalam sebuah pernyataan jelas, concise statement (pernyataan singkat) dan dalam bentuk table.
3. Step 3. Identifikasi alternative
- Alternatif Kasus Dasar
- Kemungkinan Strategi Alternatif:
• Proses perubahan yang ada tanpa investasi di bidang TI
• Adopsi / Adaptasi sistem dari daerah organisasi lainnya
• Mengulang Sistem yang ada
• Pembelian off-the-shelf aplikasi paket
• Membangun Solusi Baru
4. Step 4. Definisi kelayakan dan menilai resiko
- Kelayakan ekonomi
- Kelayakan teknis
- Organisasi kelayakan
- Kelayakan yang lain
Risiko fokus pada: Identifikasi, Penilaian, Respon
5. Step 5. Definisi total biaya ownership
- Langsung atau biaya dimuka
- Biaya yang sedang berlangsung
- Biaya tidak langsung
6. Step 6. Definisi total keuntungan ownership
- Meningkatkan kerja bernilai tinggi
- Meningkatkan akurasi dan efisiensi
- Meningkatkan pengambilan keputusan
- Meningkatkan layanan pelanggan
7. Step 7. Analisa alternative menggunakan financial model dan scoring model
- Payback (pengembalian)
Payback Period = Initial Investment(Investasi Awal) = $100.000 = 5 years
Net Cash Flow (Arus Kas Bersih) $20.000
- Break even (seri)
Breakeven point = Investasia Awal . = $100.000 = 20.000 unit
Net Profit Margin(Marjin Laba Bersih) $ 5,00
- Return of Investment
Project ROI = (total expected benefits – total expected costs) = ($115,000 - $100,000) = 15%
total expected costs $100,000
- Net Present Value
NPV = -I0 + S (Net Cash Flow / (1 + r)t)
Where: I = Total Cost or Investment of the Project, r = discount rate, t = time period
Step 8. Mengajukan dan mendukung rekomendasi
Alasan pendekatan balance scorecard mungkin gagal:
- Variabel non finansial salah diidentifikasi sebagai penyebab utama
- Metrik tidak benar didefinisikan
- Tujuan untuk perbaikan negosiasi tidak didasarkan pada persyaratan
- Tidak ada cara sistematis untuk pemetaan tujuan tingkat tinggi
- Ketergantungan pada trial and error sebagai metodologi
- Tidak ada hubungan kuantitatif antara hasil nonfinancial dan hasil keuangan yang diharapkan
IT Governance = Fokus pada proses yang mengkoordinasikan dan mengendalikan sumber daya organisasi, tindakan, dan keputusan untuk membantu mencegah orang dari melakukan investasi yang buruk, bertindak tidak etis, atau melakukan sesuatu yang ilegal
IT Governance best practices:
- Identifikasi nilai strategis. Organisasi sering dihadapkan dengan setumpuk potensi proyek TI, sehingga sangat penting untuk membandingkan mereka dalam hal nilai bisnis serta biaya dan potensi risiko.
- Top manajer bisnis harus menetapkan prioritas TI. Banyak organisasi bergantung pada komite para pemimpin bisnis dan IT untuk menentukan bagaimana anggaran TI akan digunakan
- Mengkomunikasikan prioritas dan kemajuan dengan jelas. Prioritas ditentukan oleh top IT dan manajer bisnis harus dikomunikasikan dengan jelas ke seluruh organisasi untuk memastikan bahwa setiap orang menyadari dan memahami bagaimana proses tata kelola bekerja
- Monitor proyek secara teratur. Organisasi perlu melacak kemajuan setiap proyek secara teratur untuk melindungi nilai investasinya
PMO (Project Management Office) berperan untuk memberikan dukungan dan mengumpulkan data proyek sementara yang berhubungan yang menyediakan tools dan metodologi.
- Informasi yang dikumpulkan mengenai proyek-proyek di seluruh organisasi menyediakan sarana untuk mempelajari portofolio organisasi proyek IT.
- Informasi historis dapat digunakan sebagai jejak audit untuk memenuhi persyaratan peraturan
- Juga dapat digunakan sebagai dasar untuk memperkirakan dan melakukan cek realitas untuk proyek-proyek.
PMO dapat menjadi pusat keunggulan untuk manajemen proyek.
Manfaat PMO:
- Menunjukkan minefields dalam proses proyek, seperti waktu dan perkiraan biaya
- Melaksanakan prioritas dan atau control yang menyimpan project dalam jalur
- Koordinat proyek lintas fungsional yang dapat tersandung sebagai hasil dari organisasi politik yang sering muncul ketika batas-batas intraorganizational disilangkan
- Menyediakan standarisasi untuk semua proyek yang akan direncanakan, dikelola, dan dilaporkan
- Dapat menunjukkan nilai riil proyek dengan membandingkan biaya dan manfaat proyeksi dengan hasil aktual
- Dapat mengkoordinasi lebih dan proyek yang lebih besar daripada organisasi bisa menangani di masa lalu
- Memungkinkan IT mendukung permintaannya untuk staf tambahan dan resources.
source : www.urkhanblog.com
Alasan pendekatan balance scorecard mungkin gagal:
- Variabel non finansial salah diidentifikasi sebagai penyebab utama
- Metrik tidak benar didefinisikan
- Tujuan untuk perbaikan negosiasi tidak didasarkan pada persyaratan
- Tidak ada cara sistematis untuk pemetaan tujuan tingkat tinggi
- Ketergantungan pada trial and error sebagai metodologi
- Tidak ada hubungan kuantitatif antara hasil nonfinancial dan hasil keuangan yang diharapkan
IT Governance = Fokus pada proses yang mengkoordinasikan dan mengendalikan sumber daya organisasi, tindakan, dan keputusan untuk membantu mencegah orang dari melakukan investasi yang buruk, bertindak tidak etis, atau melakukan sesuatu yang ilegal
IT Governance best practices:
- Identifikasi nilai strategis. Organisasi sering dihadapkan dengan setumpuk potensi proyek TI, sehingga sangat penting untuk membandingkan mereka dalam hal nilai bisnis serta biaya dan potensi risiko.
- Top manajer bisnis harus menetapkan prioritas TI. Banyak organisasi bergantung pada komite para pemimpin bisnis dan IT untuk menentukan bagaimana anggaran TI akan digunakan
- Mengkomunikasikan prioritas dan kemajuan dengan jelas. Prioritas ditentukan oleh top IT dan manajer bisnis harus dikomunikasikan dengan jelas ke seluruh organisasi untuk memastikan bahwa setiap orang menyadari dan memahami bagaimana proses tata kelola bekerja
- Monitor proyek secara teratur. Organisasi perlu melacak kemajuan setiap proyek secara teratur untuk melindungi nilai investasinya
PMO (Project Management Office) berperan untuk memberikan dukungan dan mengumpulkan data proyek sementara yang berhubungan yang menyediakan tools dan metodologi.
- Informasi yang dikumpulkan mengenai proyek-proyek di seluruh organisasi menyediakan sarana untuk mempelajari portofolio organisasi proyek IT.
- Informasi historis dapat digunakan sebagai jejak audit untuk memenuhi persyaratan peraturan
- Juga dapat digunakan sebagai dasar untuk memperkirakan dan melakukan cek realitas untuk proyek-proyek.
PMO dapat menjadi pusat keunggulan untuk manajemen proyek.
Manfaat PMO:
- Menunjukkan minefields dalam proses proyek, seperti waktu dan perkiraan biaya
- Melaksanakan prioritas dan atau control yang menyimpan project dalam jalur
- Koordinat proyek lintas fungsional yang dapat tersandung sebagai hasil dari organisasi politik yang sering muncul ketika batas-batas intraorganizational disilangkan
- Menyediakan standarisasi untuk semua proyek yang akan direncanakan, dikelola, dan dilaporkan
- Dapat menunjukkan nilai riil proyek dengan membandingkan biaya dan manfaat proyeksi dengan hasil aktual
- Dapat mengkoordinasi lebih dan proyek yang lebih besar daripada organisasi bisa menangani di masa lalu
- Memungkinkan IT mendukung permintaannya untuk staf tambahan dan resources.
source : www.urkhanblog.com
